Chữ ký số trên hoá đơn điện tử và những lưu ý cần biết

Khi bạn lập, ký và phát hành hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp thắc mắc chữ ký số trên hóa đơn điện tử là như thế nào. Nhằm giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng Gia Minh trình bày bài viết chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý cần biết để bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số.
Chữ ký số là gì?

Chữ ký số được định nghĩa là một phần trong tập chữ ký điện tử. Chữ ký số được tạo ra để mã hoá dữ liệu bằng một thông điệp, văn bản, hình ảnh...Để xác định chủ dữ liệu đó, và qua đó có thể dùng để ký các văn bản điện tử, cũng như trao đổi thông tin mật. 
Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hoá đơn điện tử. Chữ ký số có mục đích xác thực hoá đơn điện tử do doanh nghiệp nào phát hành. 

Chứng thư số là gì?

Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân. Là người ký chữ ký số, bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.
Chứng thư số có thể được coi là chứng minh thư, để sử dụng trong môi trường của máy tính và internet. Chứng thư số được sử dụng để nhận diện một cá nhân, một máy chủ. Hay là một vài đối tượng khác. Và gắn định danh của đối tượng đó với một public key (khóa công khai). 
Chứng thư số được hiểu là chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp đích danh của chữ ký số, của một cá nhân hay tổ chức. Thông thường, chứng thư số là cặp khóa và đã được mã hóa dữ liệu gồm các thông tin như: công ty, mã số thuế của doanh nghiệp ... 
Các tài liệu này được dùng để nộp thuế qua mạng, khai báo hải quan. Và thực hiện giao dịch điện tử khác như hoá đơn điện tử. Chứng thư số được dùng phổ biến trong các giao dịch, văn bản điện tử. 

Phân biệt chữ ký số và chứng thư số

Về khái niệm

Chứng thư số
Có hiệu lực tương đương với chứng minh thư nhân dân và hộ chiếu trên nền tảng số.
Là cơ sở để xác định danh tính hợp pháp của người ký có chính xác hay không.
Chữ ký số
Là chữ ký điện tử, có hiệu lực tương tự như chũ ký tay cá nhân truyền thống. Hoặc con dấu của một tổ chức được thừa nhận về mặt pháp lý.
 Chữ ký số được xác nhận như một lời cam kết trên văn bản đã ký của cá nhân và tổ chức

Về nội dung

Chữ ký số
- Chữ ký số được hình thành dựa trên chuỗi thông tin đã được mã hóa. Vào một phần mềm tự động tạo, và gắn chữ ký số và thông điệp dữ liệu. Chữ ký số được lưu trữ trên một thiết bị vật lý được gọi là USB Token.
- Đây là thiết bị phần cứng, dùng để tạo ra cặp khóa bao gồm khóa công khai và khóa bị mật:
Private Key - Khóa bí mật: là khóa trong được dùng để tạo chữ ký số;
Public Key - Khóa công khai: dùng để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mật tương ứng.
Chứng thư số
Chứng thư số là cặp khóa, được mã hóa dữ liệu gồm các thông tin tối thiểu cần có, bao gồm:
Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Tên của thuê bao;
Số hiệu;
Thời gian có hiệu lực của chứng thư số;
Khóa công khai;
Chữ ký số;
Một vài thông tin khác như: các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số ...

Chức năng

Chữ ký số
- Có thể thay chữ ký tay khi giao dịch trên hệ thống điện tử.
- Giúp xác thực hóa đơn điện tử, của đơn vị phát hành bằng cách xác nhận cho một hóa đơn đã lập xong. Hoặc ký cùng lúc nhiều hóa đơn.
Chứng thư số
- Sử dụng để nộp thuế qua mạng, khai báo hải quan. Và thực hiện các giao dịch điện tử khác.
- Được dùng để các đối tác của người sử dụng phần mềm xác nhận được chữ ký hoặc chứng minh của họ là đúng
- Được sử dụng nhằm mục đích nhận diện cá nhân, máy chủ. Hoặc chủ thể khác bằng một khóa công khai

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là gì?

Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử. Trong đó, chữ ký điện tử được hiểu là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng: văn bản, hình ảnh hay video với mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. 
Cụ thể hơn, chữ ký số là thiết bị mã hóa chứa thông tin doanh nghiệp dùng thay cho chữ ký trên các văn bản; tài liệu số được thực hiện qua các giao dịch điện tử trên internet.
Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử nhằm xác thực hóa đơn điện tử đó do đơn vị nào phát hành, có đầy đủ tính chất pháp lý; công nhận hóa đơn điện tử đó đã được mã hóa và không thể sửa đổi sau khi ký.

Lưu ý khi ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết cần có chữ ký của người mua hàng
Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:
Thứ nhất, bên mua không phải là đơn vị kế toán
Thứ hai, trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa; dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,…
Như vậy, người bán phải lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định và trên hóa đơn điện tử; có chữ ký của người bán, nhưng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Vai trò của chứng thư số và chữ ký số trong hóa đơn điện tử?

Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của doanh nghiệp hết hạn
Đối với trường hợp chữ ký số bị hết hạn; doanh nghiệp cần phải gia hạn chữ ký số. Khi chữ ký số được gia hạn thành công; thông tin sẽ tự động cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp có thể truy cập vào địa chỉ www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn.
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số được hay không?
Doanh nghiệp có thể tạo lập nhiều chữ ký số để xác nhận hóa đơn điện tử. Tất cả các chữ ký số được sử dụng đều phải đảm bảo tính hợp lệ; hợp pháp theo đúng quy định của bộ Tài Chính và đã được cập nhật đầy đủ các tài khoản lên hệ thống của Tổng cục Thuế. 

Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?

Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số. Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….
Với trường hợp khách hàng không có chữ ký số liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có hợp lệ hay không?
Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây:
Bên mua không phải là đơn vị kế toán
Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa. Dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…
Như vậy thì thì câu trả lời cho câu hỏi này là hoá đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng. Nhưng bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán hàng. 
Hy vọng với bài viết chữ ký số trên hóa đơn điện tử và những lưu ý cần biết trên đây. Sẽ giúp bạn hiểu rõ về chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Hãy liên hệ chúng tôi theo hotline: 0868 458 111 để được tư vấn chi tiết. Nếu như bạn gặp khó khăn.

Nguồn: https://giayphepgm.com/chu-ky-so-tren-hoa-don-dien-tu-va-nhung-luu-y-can-biet/